Cómo organizar un viaje desde cero y sin experiencia en solo 7 pasos
Viajes

Guía completa para organizar un viaje en 7 pasos

Me atrevería a decir que a (casi) todo el mundo le encanta viajar ¿no? Pero también es cierto que no a todo el mundo le gusta o se le hace fácil organizar un viaje soñado.

Porque, seamos conscientes, hay que prestarle atención a un montón de detallitos que pueden hacer que la experiencia de viaje sea un éxito (o no).

Parece díficil planificar un viaje por tu cuenta ¿verdad? Y es que organizar un viaje no se trata simplemente de elegir el destino, sino de reservar hospedaje, comprar boletos, armar un itinerario de viaje, planificar presupuesto, etc, etc, etc.

Pero hoy con esta guía de 7 pasos para organizar un viaje exitoso te quiero mostrar que no es díficil, y que lo único que no sabemos es lo que no nos hemos dispuesto a aprender… Lógico ¿no?

En esta guía te prometo que encontrarás las herramientas que necesitas para planificar un viaje sin estrés. Además, al final te dejo un regalo: Mi plantilla de planificación de viajes GRATIS que viene con una base de datos hermosa.

Secretos para organizar un viaje gastando lo menos posible

Paso 1: Escoge el destino de viaje.

Es evidente señalar que el primer paso para organizar un viaje es elegir el destino, y en base a eso podremos evaluar todo lo demás.

Sin embargo, esto no siempre es una tarea fácil porque el mundo está lleno de mil opciones y rincones ¿cierto? Así que lo primero que te recomiendo (y creéme que funciona) es que armes una lista de todos esos rincones, lugares, destinos de viajes populares, ciudades o países que te gustaría conocer. En la plantilla que te voy a regalar podrás armar esa lista facilmente.

No importa que tan lejos esté, o si piensas que está totalmente fuera de tu presupuesto. Te podrías sorprender, hazlo de todas maneras para que puedas reducir tu lista de opciones… Y no se vale simplemente poner “TODO EL MUNDO”, mientras más especifica sea la lista de destinos de viajes, mejor.

Ok, ¿ya lo hiciste? Ahora toma en cuenta estos trucos para la elección final.

1. ¿Cuál es la finalidad de este viaje en particular?

No en todos los viajes haremos lo mismo, y no todos estarán impulsados bajo la misma necesidad, ni siempre vamos a tener ganas de vivir las mismas experiencias de viaje.

Evalúa con sinceridad, para este viaje ¿quieres descansar y desconectar? ¿conocer gente? ¿alejarte del ruido y la rutina? ¿probar una gastronomía en concreto? ¿tener experiencias de mucha aventura? ¿hacer un retiro espiritual? – Según tu respuesta ve acortando la lista.

2. ¿Qué te gustaría hacer durante el viaje?

¿Prefieres hacer deportes al aire libre, recorridos culturales, shopping económico o exótico, tirarte en la playa a leer un libro y perder la noción del tiempo?

Aquellas actividades que más ganas tengas de hacer marcarán el destino de viaje. Por ejemplo: Si tu idea es hacer shopping hasta el cansancio, pues un pequeño pueblo no sería lo tuyo.

3. ¿Cuánto tiempo puedes disponer para el viaje?

Tema muy personal, pero si tienes poco tiempo (digamos menos de una semana) te conviene elegir destinos de viaje cercanos. De lo contrario, estarás utilizando gran parte de tu tiempo solo en traslados.

Esos destinos que nos quedan al otro lado del mundo es mejor reservarlos para cuando tengamos más tiempo.

Según tu respuesta, sigue acortando la lista.

4. ¿Con cuánto presupuesto cuentas?

Aunque este punto del presupuesto del viaje lo vamos a tocar de manera detallada más adelante, está bueno tomarlo en cuenta.

Si tu presupuesto es más bien limitado, evalúa destinos económicos y/o locales.

Sigue acortando la lista.

5. Otros puntos a considerar.

El idioma, tu estado de ánimo, tu estado físico. Toma en consideración un lugar que se adapte a tus circunstancias actuales.

Si aún con todo esto siguen quedando varias opciones en tu lista, pasa al siguiente punto y ya debería ser determinante para elegir.

Paso 2: Decide fechas y duración del viaje.

Si trabajas en relación de dependencia y te permiten tus vacaciones en momentos específicos o por alguna otra razón tienes opciones limitadas o ya escogiste las fechas, entonces no hay mucho que pensar aquí.

Pero si trabajas por tu cuenta o tienes la posibilidad de elegir pero aún no decides la fecha del viaje ¿cómo lo hacemos?

Opción 1: Si ya elegiste el lugar.

Si ya tienes claro el destino y el tipo de actividades que te gustaría hacer, lo mejor es investigar en qué época del año conviene ir para hacer todas esas actividades turísticas.

San Google será tu mejor aliada para esto.

Opción 2: Si aún no elegiste el lugar.

Aquí ya deberías ser capaz de elegir el destino de viaje.

Solo toma en cuenta el tipo de actividades que quieres realizar y el tono de tu viaje, fíjate que destinos te sirven y entre las opciones que quedan investiga cuáles son las fechas ideales para visitar.

En base a esas fechas puedes elegir cuál te queda más cómoda.

Por ejemplo: Me pasó una vez de seguir con 3 opciones disponibles que eran mejor visitar en febrero, junio u octubre. Me quedé con la de octubre, que justo coincidía con mi aniversario, y porque el viaje lo estaba planificando en junio.

En cuanto a la duración del viaje, depende de 3 factores: El tiempo que dispongas, el presupuesto de viaje (ya lo veremos) y las actividades que quieras hacer.

Paso 3: Elaborar el presupuesto.

Aquí debes pensar si quieres viajar de manera económica o darte un poco más de gustos y lujos en el viaje.

Piensa en qué cosas estás dispuestas a ahorrar en el viaje y cuáles son las cosas a las que no estás dispuesta a renunciar (un baño privado por ejemplo).

También elije el ritmo que quieres llevar, si buscas abarcar muchos sitios o quieres ver cada lugar en profundidad.

Luego piensa que la distancia en el viaje no siempre equivale a un precio más elevado, porque siempre es posible encontrar ofertas.

Y ojo, no tomes en cuenta solo boletos. También debes considerar reservación de alojamiento, actividades turísticas, comidas, recuerdos del viaje, emergencias, etc.

Lo ideal sería que tengas un monto general y en base a eso armar tu viaje. Y si tienes un presupuesto flexible puedes armar un itinerario de viaje con los gastos que eso genera e ir agregando y/o quitando opciones.

De cualquier forma, en la plantilla de viaje que te comparto más abajo podrás llevar un detalle de gastos por cada item y gastos totales.

Cómo organizar un viaje desde cero y sin experiencia

Paso 4: Diseña tu itinerario de viaje.

Seguimis con esto de organizar un viaje, y en base a tu presupuesto, las fechas y los días ya podemos entrar a armar el itinerario del viaje como tal.

Y para esto toca investigar a fondo el destino elegido: ciudad, actividades turísticas, zonas, medios de transporte, lugares recomendados para comer, y todo lo que consideres conveniente.

Truco 1 para organizar un viaje.

Busca en Google “Lugares imperdibles de (inserta aquí tu destino)

Truco 2 para organizar un viaje.

Pregúntale a Chat GPT “Voy a (inserte aquí tu destino) en fecha (inserte aquí fechas estimadas de llegada o cantidad de días estimados), hazme por favor una lista de las actividades y lugares imperdibles que hay para hacer, sitios recomendables para comer, mejores zonas para hospedarme. Incluye por favor horarios, precios estimados y recomendaciones generales”

Otro punto a tomar en cuenta es el estilo de viaje que quieres tener: Si quieres visitar varios lugares, si vas rápido o lento, si vas a descansar o a conocer.

Y aquí tienes dos opciones: Un itinerario de viaje por día con su respectivo presupuesto, o uno más general si te gusta la espontaneidad.

En la plantilla para organizar un viaje que te dejo más abajo podrás tener toda la info a mano de: Lugar, horarios, costo, prioridad y allí mismo vas a poder armar el itinerario día por día si así lo deseas.

Te recomiendo mucho que anotes los horarios y los precios de los eventos, actividades turísticas, museos y otros atractivos que quieras visitar. Así puedes saber si te alcanza el presupuesto, el tiempo y las distancias para poder visitarlos e incluirlos en tu itinerario de viaje.

Truco 3 para organizar un viaje.

Prepara un mapa en Google my Maps (que no es el mismo que Google maps) con los lugares que piensas visitar, estaciones de transporte, y otros puntos que consideres relevantes.

Esos puntos los vas a poder separar por días y vas a poder ver las distancias para poder organizar mejor tu itinerario de viaje.

Puedes armar tu mapa haciendo clic aquí

Truco 4 para organizar un viaje.

Descarga en google maps el mapa de las ciudades o pueblos a visitar, por si te quedas sin conexión a internet en algún momento.

Por experiencia, otro factor a tomar en cuenta es el clima ¿soleado, nublado, con lluvia?

Esto te puede ayudar a decidir qué lugares visitar qué días, dependiendo de la actividad.

Por ejemplo: En los días nublados o con lluvia anunciada podrías visitar museos, restaurantes, cafés, quedar con conocidos de esos destinos si los hubiera. Cualquier actividad que no requiera que estés al aire libre mucho tiempo.

Aunque parece lógico, es un factor que se suele pasar por alto.

Paso 5: Compra tus pasajes.

Si viajas en auto propio solo debes tomar en cuenta el costo del combustible, puedes buscar en google: Cuánto se gasta de combustible desde (tu lugar de origen) hasta (lugar de destino) para hacerte una idea.

También te recomiendo hacerle una revisión general a tu auto unos días antes del viaje, pues la seguridad ante todo.

Si no es así, es mejor investigar y comparar. Bien sea que tengas pensado viajar en avión, autobús, tren o cualquier otro medio.

Si el destino de viaje es lejano, pues tendremos que buscar boletos de avion. Aquí te recomiendo que si ya tienes las fechas elegidas pero igual puedes ser flexible (unos días antes o deespués), mejor, porque podrías encontrar buenas ofertas.

Pero, si viajas cerca y te parece que un bus es la mejor opción para viajar de manera económica, te recomiendo igual que busques vuelos de avión porque puedes correr con suerte de encontrar ofertas más atractivas.

Aquí debemos tomar en cuenta también traslados entre ciudades, traslados entre actividades turísticas, traslados entre sitios de interés, etc.

Lo importante de armar tu itinerario de viaje antes de comprar boletos y reservar hospedajes es que, si harás un viaje multi destino (varias ciudades / pueblos o países) puedes coordinar que tu idea sea por un terminal y tu vuelta por otra, por ejemplo.

Esto es algo que yo suelo hacer mucho, ya que dispongo de bastante flexibilidad a la hora de viajar porque trabajo remoto.

Suelo comprar pasajes de ida, y voy conectando con otros vuelos, buses o trenes.

De todas formas, en la plantilla que vas a descargar tendrás un espacio para anotar todos tus traslados, horarios de salida y llegada, direcciones y demás.

Te recomiendo buscar tus pasajes en Expedia, un buscador de viajes donde puedes conseguir excelentes precios y buenas ofertas. Puedes acceder aquí.

Organiza todo tu viaje desde cero con esta planilla gratis

Paso 6: Reservación de alojamiento.

Aquí debes tomar en cuenta 4 factores fundamentales:

  1. Tipo de hospedaje (Hotel, Airbnb, Hostel, etc) que va a depender de tu presupuesto.
  2. Costo por noche.
  3. Cercanía al transporte público o lugares de interés.
  4. Servicios incluidos (wifi, desayuno, estacionamiento, etc)

Sin importar el tipo de hospedaje que elijas, lee las críticas de las personas que se han hospedado previamente y toma en cuenta sus recomendaciones.

Este punto de organizar un viaje se hará relativamente fácil si ya tienes un presupuesto de base, el itinerario armado y los boletos reservados o comprados.

¿Por qué? Pues porque ya deberías saber qué tiempo vas a pasar en cada lugar, cuándo te toca viajar a otro lado y en qué horarios estarás llegando y saliendo.

Recuerda anotar todo en la plantilla que te dejaré más abajo, así sabrás con certeza cuál es realmente el presupuesto del viaje y te podrás preparar frente a cualquier imprevisto.

Por último, no te olvides de reconfirmar todas las reservas antes del viaje. Sobre todo si reservaste con mucha anticipación, así evitamos las sorpresas.

Además, revisa bien los documentos que piden y si necesitas llevar algún requisito impreso.

Truco.

En Booking vas a poder buscar el alojamiento y comparar precios. Aquí encontrarás las mejores ofertas para todos los gustos, desde un hostel hasta un hotel 5 estrellas. Puedes ingresar haciendo clic aquí o buscar directamente en el buscador que te dejo aquí debajo

 

Paso 7: Verifica los trámites necesarios.

Paso final, pero no menos importante. Y el que muchas veces pasamos por alto: Revisar los tramites que necesitamos para el viaje.

Te hablo de checar los requisitos específicos para el lugar de destino de viaje, y los documentos que tú también necesitas llevar.

  • Visa
  • Pasaporte
  • Vacunas
  • Permisos especiales
  • Seguros de viaje
  • Dinero en efectivo
  • Notificación a los bancos
  • Habilitación de tarjetas
  • Dirección de embajadas o consulados
  • Partidas de nacimientos y/o permisos si viajas con niños

¡Y listo!

Bonus 1: Plantilla para organizar un viaje.

Y aquí llegó lo que te he ofrecido en todo el artículo: La plantilla para organizar un viaje.

Es una plantilla diseñada especialmente para tener todo organizado en un solo lugar:

  • Transportes
  • Hospedajes
  • Itinerarios
  • Gastos
  • Lugares a visitar
  • Lista de equipaje
  • Paso a paso para organizar un viaje

Es mi regalo para ti, espero que te ayude a organizar un viaje facilmente y sin estrés.

Puedes descargarla desde aquí.

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Bonus 2: Checklist de viaje: 29 cosas que debes hacer antes del viaje.

Además de la plantilla, te quiero hacer un segundo regalo.

Es una lista de 29 cosas que debes hacer antes del viaje. Te ayudará a tener todo organizado, con tiempo y sin apuros. Así podrás evitar sorpresas y contratiempos.

Te vendrá de regalo junto con la plantilla cuando te registres en el formulario del punto anterior.

29 cosas que debes hacer antes de viajar

Y hasta aquí hemos llegado con esta súper guía, espero que te sirva. Ya no hay excusas para organizar un viaje, o muchos. Si te sirvió esta guía compártele este artículo a tus amigos y espero que tú te pongas en acción.

Y si quieres aprender a trabajar remoto y viajar mientras trabajas (como hago yo) te invito a la sección del blog sobre trabajo remoto.

Nos leemos en el siguiente artículo, recuerda seguirme en Instagram para que podamos conectar y conocernos mejor, yo te estaré esperando (envíame un mensajito para saber que estás ahí).

Como siempre, te envío un fuerte abrazo a la distancia y espero que nunca dejes de trabajar por construir esa vida que quieres.